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文件管理制度


?文件管理制度?是建立QS認證和文件制度
1目的和范圍     為使本廠的質量管理文件能得到有效的控制,確保各使用部門及崗位能及時得到文件的有效版本。本制度適用于本廠質量

管理文件的編制、審核、批準、發放、使用、更改、回收、歸檔、銷毀和管理。
2職責
2.1 本廠總經理負責文件的審批。
2.3 質量負責人組織對質量管理體系文件的編制,并負責質量管理體系文件的審核。                                              
2.4 各部門主管負責編寫相關質量活動的文件。           
2.5 行政部文控員負責質量管理文件的發放、更改、回收、歸檔及銷毀的管理工作,并負責外來往文件的收發、處理及歸檔工作。
3程序
3.1 質量管理體系文件包括:
A. 質量管理文件
B. 質量技術文件:生產工藝流程、工序作業指導書、生產及檢測設備操作規程;原材料、半成品及成品檢驗標準;
C. 外來文件,包括:產品執行標準、原材料執行標準,生產設備圖紙及使用說明資料,客戶對產品技術指標及包裝等特殊要求文件等。
D. 相關質量記錄。
3.2 文件的編號: 
3.2.1 外來文件的編號依舊按其自身的編號進行。 
3.2.2 本廠文件的編號方法如下:

          □□ /□□ — □□— □/□
3.3 文件的編制:
3.3.1 質量管理文件由本程序第2條規定的部門(或人員)組織編制。
3.3.2 文件編制負責人應訂出該文件編制方案,包括題目、格式、文件條目,各條目內容提要等。
3.3.3 文件編制應以正確、全面,清晰、簡短為原則,以保證文件的正確性和可操作性。
3.4 文件審批:
3.4.1 質量管理體系文件由本程序第2條中規定的人員進行審批。
3.4.2 文件審批工作應以該文件的上層文件或有關國家標準、法令為依據,文件審批人認為有必要時,可組織有關人員評審,保證體系文件

的適宜性。
3.4.3 所有文件審批負責人應在其審核的文件原稿上簽名確認。          
3.5 文件的發放與回收:
3.5.1 行政部保存質量管理體系文件的原件。文件發布后,文控員負責在受控文件的首頁蓋紅色“受控文件”印章,并登記在《文件發放、

回收、銷毀記錄》上。除行政部保存的文件原件外,未加蓋紅色“受控文件”印章或加蓋印章的復印文件,均為非受控文件。
3.5.2 當需要時,若有顧客等外部單位要求參考本廠相關文件時,經質量負責人同意后加蓋“文件參考”章以示非受控文件。非受控文件僅

供參考,不作登記、更改、回收控制。
3.5.3 當文件持有人文件遺失時,必須書面向質量負責人申請補發。
3.5.4 對于更改之前的質量管理體系相關文件原件需保存一年,并加蓋紅色“作廢文件”章,其它過期的文件可銷毀。
3.5.5 行政部應按《受控文件一覽表》規定的范圍發放。發放到各部門的文件由文控員負責在文件上標注分發號: 
      01——總經理/質量負責人; 02——品管部;       03——行政部;   
04——生產部;            05——業務部;       
3.6 文件的修改、作廢、補發:
3.6.1 文件更改提出部門(或人員)應將文件需更改的部分交原文件編制部門,應說明更改原因、內容,然后由原文件編制部門進行更改,

對重要更改(如技術文件)還應附有充分的證據。
3.6.2 修改后的文件按原審批程序審批發布。
3.6.3 當文件需要小的修改時,每修改一次,則修訂版次升一級,當文件經多次更改(修改狀態從0到5時)或文件需進行大幅度修改時應進

行換版,同時作廢舊版。
3.7 外來文件:
對于國家政策、法規、文件、國家標準或其它標準,需要控制其使用時,受控使用的文件應在文件首頁加蓋“受控文件”章。 外來文件統一

登記于《外來文件一覽表》中,由行政部按受控文件要求統一進行管理。
4相關記錄 
4.1 《受控文件一覽表》;
4.2 
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